L’automatisation en soi est une démarche qui consiste à limiter les recours à des processus manuels lors du déroulement normal des activités d’une entreprise. Et c’est exactement ce qu’elle fait dans le contexte de la comptabilité.
Toute entreprise, se doit de tenir une comptabilité précise et en tout point conforme aux exigences légales. Vous êtes donc concerné par l’automatisation de la comptabilité dès que vous êtes en affaires et pourriez en bénéficier.
Mais concrètement, qu’est-ce que l’automatisation peut prendre en charge pour mieux soutenir vos processus d’affaires? Bon nombre d’activités, semble-t-il, des activités liées aux achats aux fournisseurs à la gestion du budget.
Automatisation des processus d’achats auprès des fournisseurs
Plusieurs activités doivent faire l’objet d’un archivage rigoureux et de suivis fréquents en matière d’achat de biens ou services auprès des fournisseurs avec qui vous faites affaire. L’automatisation peut effectuer plusieurs de ses actions tout en assurant le suivi et l’archivage.
- Générer les bons de commande en fonction des stocks et des achats client
- Enregistrer la réception des produits commandés et ajuster les stocks en conséquence
- Transformer les bons de commande en facture d’achat
- Intégrer automatiquement les factures et les données qui y sont associées au logiciel comptable
- Gérer les taxes payées
Automatisation des processus de ventes
Votre équipe de vente doit également gérer quelques activités liées à la comptabilité. Les exigences et le besoin d’un suivi rigoureux nécessitent que votre équipe soit efficace pour mieux consacrer son temps à ses clients. L’automatisation de la comptabilité peut servir à :
- Créer des devis et des soumissions
- Transformer un devis ou une soumission en un bon de commande
- Voir rapidement les factures échues
- Assurer la conformité légale de la numérisation des factures
- Gérer les taxes perçues
Automatisation de la gestion de la paie
La gestion de la paie est une activité dont on ne peut se détourner qui est récurrente. Utilisant souvent les mêmes paramètres sur une période plus ou moins longues, selon le départ ou l’arrivée de nouveaux employés ou bien un ajustement sur les retenues, elle est plus que pertinente à automatiser. L’automatisation peut notamment servir à :
- Enregistrer les détails du traitement de la paie dans le bon registre comptable
- Calculer le salaire brut
- Calculer les retenues à la source
- Calculer le salaire net à payer au travailleur
- Mettre à jour les montants liés au salaire payé et aux retenues à la source
Les avantages de l’automatisation sont donc :
Limiter les erreurs
Comme le proverbe indien le dit si bien, « Nul n’est parfait ici-bas; le soleil lui-même a ses taches. » Tout humain est susceptible de commettre une erreur, et tout processus comporte ses propres failles. L’automatisation des tâches permet d’éliminer le risque relié aux multiples saisies et aux doublons créés par la gestion manuelle. Elle assure ainsi la qualité et l’intégrité des données présentées dans les différents rapports personnalisés présentés aux décideurs.
Gagner du temps
Et on le dit assez souvent, le temps, c’est de l’argent. Mais c’est également un excellent moyen de motiver les équipes. Éviter de leur confier des tâches répétitives et plutôt leur assigner un rôle de conseil ou d’exécution directe est plus intéressant et leur permet de s’occuper des choses importantes qui ne peuvent être gérées par les logiciels ou l’automatisation. Cette modification de la priorité des activités de vos collègues amène une valeur ajoutée à votre entreprise, qui peut ainsi bénéficier des connaissances et compétences de ses employés plus fréquemment.
Centraliser les informations
Une fois les multiples saisies dans plusieurs bases de données éliminées par l’automatisation de l’intégration des données et de la gestion du stockage, vous avez donc un accès direct à une vue d’ensemble précise et complète. La production de rapports personnalisés et ajustés à la situation et aux besoins du moment de l’utilisateur appuie la prise de décision en traitant les données pour en générer des informations pertinentes et justes.
Réduire les coûts
C’est le plus convaincant des avantages, sinon qu’il est alimenté par tous les avantages mentionnés précédemment. Quand les processus sont optimisés, que la collaboration entre les équipes est efficace, que la conformité légale est assurée et que les erreurs sont prises en charge rapidement, il en va de soi que les coûts des opérations baissent de façon considérable. La fonction comptable s’en voit donc accélérée et optimisée, réduisant ainsi les frais administratifs associés à l’ancienne gestion manuelle de ces activités.
voici ainsi detaillé les bienfaits, les avantages de l’automatisation du systeme comptable, mais vous vous posez surement la question de savoir comment y parvenir? quels sont les logiciels les plus appropié pour automatiser le systeme comptable de votre structure? nous repondrons à cela dans la prochaine chronique.
